4 tips om je administratie te digitaliseren
Losse papieren die rondzwerven op je kantoor en ook nog een deel digitaal. Wanneer je je administratie niet goed organiseert, dan ben je het overzicht binnen de kortste keren kwijt. Kies ervoor om je administratie volledig digitaal bij te houden en je zult merken dat het een stuk makkelijker wordt. In dit artikel geef ik je vier tips om je administratie te digitaliseren zodat jij straks alles op één plek hebt.
Kies een fijn boekhoudprogramma
Allereerst is het belangrijk om een programma uit te zoeken waar jij makkelijk mee overweg kan. Daarnaast is het ook van belang dat alle gewenste opties binnen het boekhoudprogramma aanwezig zijn. Dit werkt een stuk makkelijker dan wanneer je niet overweg kunt met het programma omdat het bijvoorbeeld te complex is. Denk je dat dit jou zelf niet gaat lukken, dan kun je dit ook extern laten doen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Administratiekantoor Kroezen & Sieders in Hoogeveen.
Breng je contacten op de hoogte
Wanneer je de administratie wilt digitaliseren, dan is het makkelijk als je vanuit je leveranciers ook alles digitaal binnenkrijgt. Niet ieder bedrijf doet dit, maar je kunt natuurlijk wel je leveranciers en klanten benaderen dat je vanaf nu alles digitaal doet. Vraag of ze je de documenten vanaf nu digitaal willen sturen. Dit scheelt jou een heleboel inscannen van facturen en pakbonnen.
Verwerk documenten direct
Om ervoor te zorgen dat je administratie op orde blijft, is het belangrijk om je documenten direct te verwerken. Hierdoor voorkom je dat er achterstallig werk blijft liggen of je documenten kwijt raakt. Wanneer je bijvoorbeeld facturen per post binnen krijgt, dan is het belangrijk om deze direct in te scannen en in de juiste map te plaatsen. Vervolgens kun je in de meeste gevallen de papieren versie weggooien.
Scan papieren documenten in via een app
De laatste, maar wel hele handige, tip is om je papieren documenten in te scannen via een app. Nooit meer struggles met dat irritante scanapparaat, maar gewoon met je telefoon een foto maken van het document via de speciale scan app. Je telefoon maakt er vervolgens een mooi document van welke je kunt opslaan op je computer. Dit werkt een stuk sneller, waardoor je door je administratie heen sprint. Een andere fijne bijkomstigheid aan deze app is dat je hierdoor meteen na ontvangst van de bon of factuur kunt beginnen met scannen. Hierdoor loop je niet het risico dat je de bon kwijt raakt.
